Ik heb er genoeg van

 

 

“Scalp” klinkt het door de OK (operatiekamer).

De bekwame chirurg prof. van Duurten maakt zijn vervolgincisie.
Het bloedt onverwachts pulserend.

 

“Mijn stelpkit” roept de prof. met dwingende stem.
Operatieassistent Hanneke kijkt vertwijfelt naar de lege plek waar de ‘stelpkit’ moest staan.
“Niet aanwezig”, hoort de prof. Hanneke zeggen.
Marieke, de adremme omloop (operatieassistent die niet steriel staat) rent gestrest naar de centrale voorraadruimte.

 

In haar vaart struikelt ze over een meetkabel, die op kniehoogte hangt.
Marieke valt languit op de OK-vloer tegen de deurpost aan.
Versuft merkt ze dat haar schouder uit de kom is.
De laptop van de meetopstelling ligt 2 meter verder aan diggelen.

De patiënt bloedt nog steeds.

Een standaard operatie loopt helemaal uit de hand.
Niet gecommuniceerde details leiden tot een uitermate gevaarlijke en onveilige situatie voor patiënt en OK medewerkers.

 

Wat gaat hier mis?

  1. De prof. weet niet dat een ander OK-team zijn ‘stelpkit’  gebruikt
  2. Het andere OK-team meldt niet dat ze de ‘stelpkit’ leent
  3. De ‘stelpkit’ bestaat officieel niet. De OK planning scheduled  2 dezelfde ingrepen op eenzelfde moment
  4. De ‘stelpkit’ van de prof. staat niet op de standaard checklist van deze ingreep
  5. Hanneke ziet niet tijdig dat deze ‘stelpkit’ er niet staat. Ze controleert dat vooraf nooit
  6. Marieke weet niet dat er geen reserve is, wat normaliter wel standaard is
  7. Marieke weet niet dat er een tijdelijke meetopstelling op deze OK staat
  8. Het team stemt vooraf aan de operatie niet gezamenlijk af of spreekt afwijkingen/wijzigingen door

 

Ik vroeg een aantal OK-verantwoordelijken wat zij in 2017 willen aanpakken, omdat het hun grootste ‘frustratie’ is.
Communicatie.
Helder communiceren en dat medewerkers elkaar begrijpen, juist als de druk hoog is.

Mijn eigen OK ervaringen (Plastische chirurgie, Urologie, Gynaecologie, Orthopedie, Neurochirurgie, Robotchirurgie, Maag-darm-lever chirurgie, KNO-chirurgie, Epiduroscopie) en waarnemingen (ruim 15 jaar) bij streekziekenhuizen en universiteiten in de Benelux bevestigen dat ook.

 

Hoe kan dat nu?

Goede vraag.
Een operatie is een gecompliceerd proces met veel risico’s voor de patiënt.
De OK ontwikkelt operatieprocedures en voorkomt zo ongewenste fouten.
En vergroot daarmee de voorspelbaarheid van de goede afloop van de operatie.

 

De Inspectie (IGZ) constateert in een rapport uit 2008:

Dat er vaak ernstige tekortkomingen in het – hoogrisicovolle – peroperatieve traject bestaan: de communicatie over de patiënt en de overdracht in dit peroperatieve traject is onvoldoende gestructureerd, het gebruik van medische materialen en apparatuur moet veiliger, het gedrag rond infectiepreventie en luchtbeheersing ontbeert discipline en er is onvoldoende afstemming noch actieve communicatie in de teams. Onduidelijk is wie direct verantwoordelijk is voor de aspecten van de zorg aan de patiënt op de operatietafel.

 

 

We zijn nu wel 9 jaar verder

Klopt.
En er is veel vooruitgang geboekt:

  • Meer standaardisatie: basisprocedures, goede overdracht met checklisten en stopmomenten (time-out) en registratie
  • Betere protocollen, werkafspraken en regels, en vooral gedrag en motivatie
  • Landelijke richtlijnen Toezicht Operatief Proces SURPASS-checklist 
  • Opzet veiligheidscultuur (en geen blame, name, shame) met  Zorg Veiligheidsmanagementsysteem (VMS)
  • Crew Resource Management systeem: verbetering communicatie en samenwerking
  • Elektronisch patiëntendossier (EPD)
  • Vermoeidheidsmanagement bij chirurgen (Fit-to-fly test)

 

 

Operatiekamer communicatie In 2008 stelt Prof.dr. J.J. Jakimowicz dat organisatie en communicatie moet verbeteren. Waarbij de huidige medische technologie eerst eens goed wordt ingepast.
Ik denk dan direct aan:

  • Onverwachte apparatuurinstellingen
  • Onlogische en gecompliceerde indeling van menu en bediening, tot wel 4 ‘lagen’ diep

 

 

 

 

Jouw advies?

Er is hard gewerkt aan opleiding, bewustwording en werkmethodes, die zijn gevat in procedures en checklisten etc.
Daar ligt voor mij niet de kern.

De kern, en oplossing,  ligt bij de communicatie, de mens, het team (en de procedures).
Een klein ziekenhuis met ‘maar’ 6 OK zalen realiseert sneller teamwork en communicatie dan een universitair ziekenhuis met 33 OK zalen zoals UZ Leuven.

4 aspecten die ik belangrijk vind:

Procedures

Volg altijd de procedures en communiceer tijdig noodzakelijke veranderingen. De procedure is er juist om werkzaamheden op een hoger plan uit te voeren en daarmee ook nooit een doel op zich.

Basisvertrouwen

Het belangrijkste: vertrouwen in elkaar. lees deze blog.

Teamwork

Sta met elkaar in verbinding en wees een team. Lees deze blog.

Communicatie met collega’s

Helder en effectief communiceren en samenwerken.
Vragen, toetsen en nooit aannemen.
Weten hoe je collega’s functioneren en onder druk reageren.

 

Hoe het niet moet

Voorbeeld 1  Tone of voice
De nieuwe OK medewerkster Herma staat als omloop paraat.
Het is hectisch en de chirurg weet niet exact wat hij wil.
Hij staat onder serieuze tijdsdruk want het lukt niet.
Het Hoofd OK zit achter zijn vodden aan, de OK-planning loopt vast.

Moet hij nu kit a of b nemen.
Hij roept kit a en 4 seconde later bedenkt hij zich en wil toch kit b.
Herma hoort dat niet goed, ze is al nerveus, en komt met kit a aanlopen.

Foute kit, roept de chirurg sarcastisch, doe deze dan maar, je staat er nu toch.
In alle stress trekt Herma direct kit a open.
“Dat heb ik niet gevraagd, ik wilde toch naar kit b. Je hebt nu wel  € 875,- verkloot” sist de chirurg venijnig.

Herma barst in tranen uit en loopt weg uit de OK.
Het OK-team blijft beduusd achter.

 

Deze ervaring draagt niet bij aan zelfvertrouwen, sfeer en plezierig goed werk afleveren.
Je moet iemand wel de kans geven.  Kunnen groeien in de werkzaamheden en ook geestelijk assertiever worden.
Niemand staat direct stevig in zijn schoenen.

Kortom, je voelt aan je water aan dat verbeteringen voor het oprapen liggen:

  1. Begeleid de nieuwe OK medewerkster, en oefen vooraf communicatie, procedures en escalaties droog
  2. Meld in de OK dat er een nieuwe OK medewerkster meedraait
  3. Plan de OK nooit te krap
  4. Wijs de chirurg erop dat een andere manier van communiceren effectiever is
  5. Laat tijdsdruk nooit leiden tot ‘kort door de bocht’ communicatie en neem juist wel die extra seconden
  6. Evalueer na afloop gezamenlijk wat goed ging en wat beter kan

 

 

Voorbeeld 2   OK communicatie
De chirurg meldt dat zij bijna klaar is met de operatie en dat zij ‘de buik gaat sluiten’.
De verdoving wordt verminderd, opdat de patiënt tijdig wakker zal zijn. Maar de chirurg laat ‘zonder verdere mededeling’ het hechten door een assistent doen, waardoor dat langer duurt.
De patiënt wordt te vroeg wakker, waardoor de infuusnaald uit de arm schiet.
Er is veel improvisatie nodig om het infuus weer aan te leggen, de patiënt rustig te krijgen en de laatste hechtingen aan te leggen. Uiteindelijk is geen directe schade ontstaan.

Het gebrek aan communicatie tussen de vakgenoten in de operatiekamer.

 

 

Voorbeeld 3   OK afstemming
Een vrouw wordt via een kijkoperatie gesteriliseerd.
Bij de operatie grijpt de chirurg de eileider met een tang, waarna met een voetpedaal stroom wordt geactiveerd en de eileider wordt dichtgeschroeid.
De gynaecoloog is uiterst bedreven.
Na de fusie met een ander ziekenhuis voert hij deze nu uit op een andere locatie met uiterlijk dezelfde apparatuur als op de vertrouwde werkplek. Hier is het apparaat echter anders afgesteld. De afschroeifunctie slaat hier aan bij de ‘aanraking van weefsel’. Hierdoor wordt de darm van de vrouw geraakt.
De gynaecoloog controleerde vooraf niet het apparaat en de operatie-assistent vroeg niet naar de gewenste afstelling.

Controleer vooraf aan de operatie de apparatuurinstellingen.

 

 

Kwalitatief werk afleveren

Onderlinge afstemming

In het boek ‘Organisatietheorie voor non-profit‘ stelt de schrijver dat onderlinge afstemming voor gecompliceerde werkprocessen de belangrijkste coördinatievorm is. Juist als het om afstemming gaat tussen mensen die gecompliceerde taken verrichten, zoals in de operatiekamer, is rechtstreekse communicatie noodzakelijk.
Dat heeft te maken met het niet-routinematige karakter van het werk en met de autonomie van degenen die het werk uitvoeren. Zij moeten rechtstreeks op elkaar kunnen inspelen. Juist op het moment dat afspraken en procedures niet meer dekkend zijn.

Taakgericht en niet-taakgericht communiceren

Interessant zijn de bevindingen van I. Ruijs RUG  uit 2016. Ze analyseert 3 complete OK’s  en onderzoekt de mate van gericht onderzoek naar OK communicatie, de soorten communicatie (taakgericht en niet-taakgericht) en de communicatieve verhoudingen tussen operateur en assistent.
Zij stelt dat duidelijke instructies en effectieve communicatie van groot belang is voor het opleiden van chirurgen en het succes van medische ingrepen.

Non-Technical skills

Het artikel “Observaties in de operatiekamer‘ duidt  fout toleranties, time-out en sign-out, systematisch werken als primair de “non-technical” skills van de OK medewerkers.  Praktijk is echter dat juist deze non-technical skills leiden tot vermijdbare fouten.
Kortom leg niet alleen het accent op de technical skills, het medisch handelen.

 

Samenvatting

Communiceren in de complexe high-end OK omgeving vraagt bovengemiddelde, en rechtstreekse aandacht voor de basisvaardigheden van het communicatieproces.
Door:

  • Inzicht in het effect van de wederzijdse verbale- non verbale communicatie
  • Daadwerkelijk met elkaar in verbinding staan
  • Onderling vertrouwen

verbetert de kwaliteit van werken en het resultaat significant.

 

Uiteraard geldt dat voor ieder HP (High Performance) team in een organisatie.

 

En nu?

Download het ebook ‘Communicatie met collega’s‘ en verbeter de communicatie op de OK.

En wil je meer weten?

 

 



Laat hier jouw reactie achter

Logo Management by Horses "Management by Horses lost issues op en creëert bevlogenheid bij mensen en energie binnen organisaties."

Management by Horses

M: +31 (0)620620404 M: roger@managementbyhorses.nl facebook  twitter-2  linkedin  youtube  google-plus